今天小編分享的财經經驗：用AI做PPT的15個細節，歡迎閲讀。
本文來自微信公眾号：王智遠，作者：王智遠，題圖來自：AI 生成
前幾天，我錄制了一個視頻。視頻裏，我展示如何使用人工智能工具來制作 PPT。發布後，一些朋友嘗試工具，并給出了反饋。他們中有些人覺得工具不好用，認為生成效果呆板。
我心想，人工智能已經能夠一鍵生成包含幾十頁文本的 PPT，并且還提供多種版面和自定義顏色的選擇。難道這樣還不夠方便嗎？
經過一番調研，我發現，他們真正的期待是：
只要給出一個工作場景的主題，AI 就能一鍵生成完整的文本和演示稿，他們還希望 AI 能夠理解提供的文案和視覺要求。
回顧思考之後，我意識到，大家對于 AI 制作 PPT 認知存在一些偏差。哪些偏差呢？
一
第一點，AI 創意能力很強，它能從文本生成、排版布局到調性設計；但是，人們希望 AI 像人一樣，擁有超越自我的理解能力，這不太現實。比如：
領導讓我根據客户需求設計 PPT。AI 雖然能提供多種設計方案，但它的創意是基于算法、已有數據完成的，它無法真正理解一個人的需求。
如果你不給 AI 品牌故事，它就不理解背景是什麼。AI 也無法像設計師那樣，從品牌歷史、文化、價值觀中找到靈感；所以，AI 創造力需要經過訓練，或者説，先給它資料讓它學習後再提取。
第二點，復雜任務的處理。
用 " 一口吃個胖子 " 來形容初級使用 AI 的人，很合适。一個人做 PPT 要經過很多步驟：結構設計、文案提取、主題風格定調、排版布局，最後完成所有。
這每一個環節都要時間。我們總想着 AI 能一下搞定，這種想法不現實；AI 也要你給它投喂數據，它每接到一個任務，就像初學者學自行車一樣，多試幾次，才會熟練。
第三點，AI 對細節把控不精準。當我聽到這個問題時，差點哭暈在廁所。換個角度想想：為什麼 AI 在細節上把控不精準呢？
AI 學習模式有三種：監督學習（Supervised Learning）、無監督學習（Unsupervised Learning）和強化學習（Reinforcement Learning）。
這就像我們學習一樣。監督學習是老師指導學生，通過大量練習和反饋，幫助學生找到正确答案。
無監督學習是自己探索，通過觀察和分析，發現數據中的規律。強化學習是從實踐中來，到實踐中去，看看哪些能帶來好的結果。
如果你沒有監督 AI，或者沒有給它足夠的數據，就别談它把控不準确了。它能做出來就不錯了；還有諸多有趣的問題，我不一一列舉。
你知道嗎，幻燈片已經有 40 年的歷史了。
自從 1984 年 PPT 被發明以來，無論是打工人、學生、家長、公務員、企業家還是科學家，大家都得熬夜做 PPT，總是在截止日期前趕工，可以説，全社會都受夠了 PPT 的苦。
就連 PPT 發明者羅伯特 · 加斯金斯（Robert Gaskins）也自嘲説：" 确實有很多人在 PPT 上浪費時間，就像在其他事情上浪費時間一樣。"
但大家好像忘了，PPT 最初是為了讓我們擺脱枯燥的文檔，讓信息展示更生動、更互動而誕生的。現在有了 AI 的幫助，這一點更是得到了加強。
二
那麼，曾經屠龍勇士是怎麼變成惡龍的？AI 又是如何治療 PPT" 耗時、難制作 " 的問題？要回答這一切，得先從 PPT 的制作過程説起。
通常，PPT 制作分為 5 個環節：
1）确認主題、目标閱聽人和演示目的；
2）編寫 PPT 的大綱和内容結構以及每頁細節；
3）制作 PPT；
4）美化和調整 PPT；
5）交付，演講。
目前，AI 不能取代第 1 步和第 5 步，但第 2 步到第 4 步，AI 可以幫忙完成。
在開始講這五個步驟之前，提醒一下：接到 " 做 PPT" 的任務時，不要急着動手。正确的做法是，按照流程，一步一步來。不然，最終要在 2 — 4 之間反復橫跳，這是所謂的卡點部分。
确定 PPT 的主題、目标觀眾和演示目的，其實并不難。
簡單來説，就是要知道：誰來看？他們想看到什麼？你又想展示什麼？只要把這三個問題弄明白，PPT 的内容就有了大概的方向。
舉個例子：
領導對你説：" 小王，你去給客户介紹一下 AI 客服產品。" 在這種情況下，我們可以首先在 Word 文檔上梳理一下：
目的：介紹產品；
閱聽人：潛在的客户；
背景：客户是一家電商公司；
訴求：客户對 AI 客服感到好奇；
關注點：AI 如何降本增效。
這樣一來，思路就清晰了。那麼，接下來，就可以開始寫主題。
比如："AI 智能客服如何助力電商降本增效。" 如果不會寫，就做填空題，把上述填好給 AI，告訴它：你是一名 PPT 大師，現在要為我的訴求，做 PPT 主題的提煉。
當它給出答案，你再修正。這樣，第一頁就搞定了。
制作 PPT 大綱和内容結構，也不復雜，而且，這個過程比寫文案要簡單多了。
為什麼呢？因為 PPT 結構像魚骨架一樣，是列出一個框架，不用逐字逐句地寫出來，只要确定每個部分的主要點，圍繞這些點來展開内容就行。
所以，PPT 結構本質上是用簡潔的 " 子彈點 " 來概述觀點，再用圖表和圖片來輔助説明，就這麼簡單。
讓我們想象一下，一個魚骨是什麼樣子？
是不是先有一個主題作為脊柱，然後，接下來有背景介紹（客户訴求介紹）、公司介紹、產品介紹、解決方案、客户見證，最後是結尾？這六個部分，就構成魚骨的中間部分。
客户訴求之所以放前面，是因為演講時，沒有人喜歡上來就聽一個人講一堆關于你們產品的東西。
美國哈佛大學教授凱斯 · 桑斯坦（Cass R. Sunstein）説過一句話，意思是：用户只關注和他們有關的信息。
三
問題來了：怎麼讓 AI 幫忙做 PPT 第二部分？這部分包括客户的需求、公司的介紹、產品的特點、我們提供的解決方案，還有客户的好評。
具體來説，當談到第二部分，其實在説兩件事：
第一，手頭有一些基本的資料，資料不全，需要整理一下後放到 PPT 裏，讓它們看起來有個清晰的結構；第二，什麼都沒有，要從頭開始，一步步地寫和提煉出内容。
先説第一方面，我的常規做法是，讓它分步驟學習。比如説：
我會打開一個新的聊天視窗，上傳一些關于公司介紹的 PDF、Word 文檔和 PPT 檔案。上傳完，我會告訴 AI：
" 你是一位 PPT 大師，先學習這些資料。學習完，我要你幫我提煉出公司介紹部分，用在新的 PPT 裏。大概要 3 頁内容，最好把框架和内容都準備好給我。"
這樣，AI 就可以開始工作了。為了方便，我會把 AI 提供的内容先復制出來，放在一個協同文檔裏。我們不用急着确定每個部分，因為還在梳理整個結構。
另外，如果你要數據，AI 也能幫忙。它可以幫你制作表格、進行網上查詢、分析财報，或者引用信息等等。這些都沒問題。
數據表達是門藝術。對于展示者來説，它是一種技能；對于觀眾來説，它是一種警覺。
想想看：如果一個手機性能的市場調查顯示 " 性能提高了 30%"，但并不意味着每個方面都提高了 30%。實際上，這可能意味着：
有些功能變快了
有些功能變慢了
還有些功能根本沒變化
所以，做數據時最好挖掘下，具體到 30% 在哪方面。
再聊聊第二種情況：手頭沒有資料，該怎麼做 PPT 呢？我的做法是這樣的：去搜。實際上，每頁 PPT 的标題都應該是一個小結論。我要針對每個标題，把結論展開來説明。比如：
用 " 市場數據 "" 客户情況 " 來支撐我的觀點。這些信息，通常在網上或者公司裏都能找到。真正厲害的人會直接給出結論。
以 " 解決方案 " 為例，你可以直接寫上：" 電商圈裏 70% 的頭部客户都在使用我們的產品。" 如果對方有時間，他們會看看詳細的表格、圖表。如果時間緊迫，至少能記住這個結論，這樣一來，信息傳達得既快速又有效。
其他頁面的做法也一樣，至于到底哪頁要用數據、哪頁要用圖表，可以根據實際情況定。整個邏輯下來，PPT 框架、細節都有了。
該怎麼用 AI 做 PPT 呢？現在，市面上有很多 AI 可以幫助我們做 PPT，使用方法大致相同：
1. 确定一個主題和大綱。通過之前的讨論，我們已經知道了主題和大綱是什麼；如果你還沒有自己的大綱，可以把整理好的文檔給 AI，讓它幫你生成一個。
2. 在 AI PPT 軟體中，選擇一個模板。有的軟體允許你上傳公司的 logo，選擇你喜歡的顏色。
3. 一鍵生成。很快，幾乎是一秒鍾一張，整個 PPT 就完成了；想想看，如果是以前，光是新建一個空白的 PPT，可能都要花上好幾分鍾。
你會發現，一開始就把大綱和内容确定好，之後微調會變得非常簡單；即使有些素材不喜歡，或者文案要修改，這些調整也都不難處理，更何況，現在 AI PPT 工具還能對文案提出建議。
換句話説，如果覺得某段文字寫得不夠好，又不确定怎麼改，可以直接告訴 PPT 你的想法。
比如：你希望這段文字更加吸引人，或者更簡潔明了。AI 會根據你的要求，幫你改寫這段文案；這樣，制作 PPT 的過程就變得更輕松和高效了。
那麼，用 AI 做 PPT 時，應該選哪種字體呢？
很多 PPT 的書籍都推薦使用 " 思源黑體 "，這種字體在演示時看起來效果很好，因為它的字形立體，容易辨認。
如果 PPT 不是用來講的，而是要打印出來給領導看，可以用楷體。很多咨詢公司做 PPT 時就喜歡用楷體，它看起來既優雅，又容易閲讀。
所以，用 AI 做 PPT 輕松好多，你覺得難，難在工作流上。
四
這裏還有一些額外心得分享給你：如果 PPT 内容超過 15 頁，要加一個摘要頁。
記住，聽眾通常沒有時間仔細看你寫的每一個字，所以我們的任務是提煉和總結，讓對方能迅速抓住重點。
如果 PPT 内容 25 頁以上，要建立一個導航系統。什麼是導航系統？
簡單講，先給觀眾一個概覽，告訴他們，PPT 裏有哪幾部分，每部分要講什麼。不然，到了中間，聽着容易雲裏霧裏。
我們得注意，PPT 是給别人看的，所以炫酷還是簡單，要看閱聽人是誰。
比如説，對于大佬們，他們時間很寶貴，不會在意 PPT 做得好不好看；我參加過一個大會，有個老板上台演講，他的 PPT 只有 20 頁，每頁都很簡單，只有結論和支持結論的數據，但大家都記得很清楚。
當然，也有老板比較重視 UI，他們認為拿出去是面子，這就另當别論了。
對于年輕人群體，PPT 炫酷、美觀權重會大一些，因為，演講時即便表現不好，别人也會因為幾個畫面記住你。
PPT 最後不要總放一個 thanks，你可以試試把整個 PPT 的每段結論放進去，幫大家復習一下，這樣會加深記憶，尤其是一些你認為重要的觀點。
還有，到底要不要準備逐字稿呢？最好準備一份。
特别是當你要去一個不熟悉的地方做匯報時，我們很容易高估自己的記憶力和應變能力。
記得有一次，我參加了一個沙龍，有位朋友準備了 PPT，一開始人不多，後來人越來越多，他就開始緊張了，最後甚至緊張到説話都結結巴巴。
有些大佬演講都要準備逐字稿，更何況我們？逐字稿是一種潛在的安全感，寫逐字稿本身也是一種排練，相信我，這樣做會讓你更有信心。
值得一提的是，如果要把 PPT 發給别人，最好導出一個 PDF 壓縮版；這樣做的好處是，不管在電腦上看，還是通過微信分享，檔案格式、排版都能保持原樣。
有時，因為對方軟體的不兼容，直接發送 PPT 檔案會排版錯亂、格式丢失，不僅影響信息傳達，還給人留下不專業的印象。
以上 15 個小要點，再用關鍵詞重復下。
三個認知：AI 創意能力很強，AI 能處理復雜任務，AI 對細節把控也不錯，但都要靠你來培養。
PPT 的制作：
明确主題，回答他們想看到什麼？你又想展示什麼？
結構像魚骨一樣，要清晰；
細節用現有資料，或者上網搜；
每一頁 PPT 都應該是一個清晰的結論，并用數據、證據來支持。
用 AI 來幫忙：
讓 AI 根據已有的内容生成大綱，然後制作成 PPT；
視覺簡要還是炫酷，取決于對方；
PPT 内容過多，最好建立一套導航；
最後不要總放一個 thanks；
文字用思源黑體或楷體。
别忘了，為了演講更流暢，最好準備一個逐字稿；
給别人發送 PPT 時，用 PDF 格式，這樣不管在哪裏打開，格式都不會亂。
做 PPT，是細心工作。你無法完全復制一切，剩下實操部分，就要刻意練習；畢竟每一個人都有一套自己與 AI 協同的方法。
本文來自微信公眾号：王智遠，作者：王智遠
