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《更新书堂》· 第 438 篇
内容来源 | 本文摘编自机械工业出版书籍
《结构化汇报》，黄漫宇著
责编 | 金木研
第 8191 篇深度好文：4278 字 | 11 分钟阅读
在职场上既要干得好更要说得好，职场高手善于抓住每一次汇报的机会，在汇报中实现自我才华和工作成果的精彩呈现，获得领导、同事和客户的信任，全面提升自己的职场可见度。
实际上，在职场中汇报的机会是无处不在的，比如汇报内容除了工作以外，还可能包括自己或者是产品（方案）；汇报的对象除了领导以外，还有可能是客户，所以常见的汇报场景往往包括：
应对以上场景，职场高手善于使用结构化汇报的技巧，通过简洁、清晰和有信服力的表达把信息准确且高效地传递给听众，让他们听明白、记清楚、有认同。
那么如何才能达到这样的汇报效果呢？
整体而言，有结构的汇报具备三个特点：共情力、逻辑力、感染力。
一、共情力：善于换位思考
先请你看看小明的汇报经历。
小明是供职于某个大型集团的工程师，第一次主持一个技术研发项目，在项目进行到 3 个月时，他需要向高层汇报这个项目的进展情况。
为了做好这次汇报，小明花了大量的时间准备演示文稿和详细报告，主要内容是介绍这个项目的技术进展。
然而，在汇报过程中，小明发现听众对他的汇报一点都不感兴趣，这是为什么呢？
后来小明才发现自己的问题在于没有提前考虑到听众的需求和背景。
因为高层并非该领網域的技术专家，他们更关心的是项目的商业价值和市场前景，对于技术细节不感兴趣，也无法正确理解。
而小明的汇报只是考虑了自己的工作内容，缺乏换位思考，尽管准备充分，最终还是没有有效地传达项目的核心信息并取得预期的结果。
小明的经历告诉我们：缺乏换位思考的工作汇报就是 " 自嗨 "。
汇报的关键在于以对方喜闻乐见的方式将信息传递给对方，让对方听明白、有认同，这意味着汇报人首先要清楚閱聽人的偏好和需求。
由此可见，汇报时不是考虑自己要说什么，而是要琢磨别人想听什么，应进行充分的换位思考，站在对方的立场去关心对方的所喜所好、所思所想。
因此，你需要为你的听众画像，尽可能地了解听众的年龄、性别、专业、背景、身份、知识结构，基于这些基本信息才有可能准确判断他们的偏好、知识面和需求。
1. 偏好
每个人都是独特的个体，都有不同的背景、身份和性格。
甲之蜜糖可能恰是乙之砒霜，指望一套台词演完各种戏是不现实的，所以汇报之前要为你的听众做个画像，既要分析他们的背景、身份和性格，还应预判閱聽人的立场，判断他们是你的支持者、反对者还是中立者。不同的立场决定着不同的汇报方法。
2. 知识面
在汇报工作时，为了保证你所传递的信息能够让閱聽人理解，你需要提前分析听众的知识水平和专业领網域，以便于在汇报时选择适当的语言，使得信息更易于被理解和接受。
3. 需求
对听众的需求进行分析能够帮助你确定汇报的重点，对方所处的位置不同，他所关注的问题是不一样的。
比如在做年终工作汇报时，你的直接领导会更加关心你的工作业绩和表现；部门负责人更想了解目前你工作中遇到的困难和需要的资源；而 HR 会更加关心你个人成长的情况。
二、逻辑力：善用框架
构建合适的框架组织信息是结构化汇报中的关键环节，基于框架进行汇报能够有条理和系统化地向閱聽人传递信息、数据和分析结果。
框架的来源包括使用成熟的框架，按照现成的框架组织汇报的内容，这样做的优点在于能够多快好省地完成任务，而且由于使用的成熟框架也多为閱聽人所熟悉，因此他们能够更容易地理解和记忆汇报的内容。
如果发现没有现成的框架可用，可以按照以下步骤构建汇报框架：
第一步：明确汇报主题和目的
首先，用一句话总结汇报目的，如果开始的时候觉得一句话说不清楚，可以先写下来你想到的目的，然后再逐渐提炼到只有一句话。
其次，用 5WHY 反复追问自己这句话是不是你的根本目的。
举例：用 5WHY 梳理汇报目的
小明要向上司汇报项目的进展，为了明确目的，小明用 5WHY 进行了这样的梳理：
【初始目标】：向上司汇报项目的实际情况。
【追问】：为什么要向上司汇报项目的情况？
【回答】因为上司提出要将项目进度再加快一周，但实际上不可能。
【继续追问】：为什么加快一周不可能？
【答案】因为上司没有意识到这个项目中存在的一个重大风险。
【更正目的】让上司意识到由于某个重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周。
第二步：确定汇报内容
首先，根据閱聽人分析和汇报目的，将想讲的内容都列出来，为了减小深度思考的压力，防止一开始就忽视了关键信息，建议用思维导图。
其他，将列出的初始内容和汇报的目的相匹配，删除或修改与汇报目的不匹配的信息。
比如小明在前面用 5WHY 梳理汇报目的时，发现汇报目的是 " 由于某个重大风险的存在，项目进度不可能再加快一周 "，考虑到这个结论是负面信息，不是上司愿意听到的，于是小明修改了汇报内容：
领导，我将项目按照加快一周的进度做了个调整，其中遇到了一个风险，目前有两个做法：（1）投入更多资源来尝试能否降低这个风险，但把握很低；（2）维持原来的项目进度。
第三步：选择汇报结构
搭建新框架可供选择的结构主要包括时间结构、空间结构、2W1H 结构、钟摆结构或变焦结构（图 5）。
举例：五种常见的汇报框架
﹒时间结构：按照过去、现在、未来的结构汇报移动互联网对于公司经营战略的影响。
﹒空间结构：分别从产品、价格、渠道和促销四个层面总结公司新产品的优势。
﹒2W1H 结构：最近我们部门销售业绩严重下滑（what），原因是 A 公司近期推出的同类产品对我们现有产品产生了较大的市场冲击力（why），因此需要抓紧时间调整现有的营销方案（how）。
﹒钟摆结构：关于数字经济与碳排放的关系目前主要有两种观点，一种观点认为数字经济有利于减少碳排放；另一种观点则认为，数字经济增加了碳排放。
我们认为这两种观点究竟哪种正确还要考虑区網域经济发展水平，也就是说数字经济发展对碳排放的影响存在区網域异质性。
﹒变焦结构（由大到小）：作为全球变暖的重要因素之一，碳排放增加导致自然灾害频发、粮食产量减少、生态环境失衡等问题，严重威胁着人类社会的可持续发展。
中国是最大的发展中国家，面临着碳减排和低碳产业竞争的双重压力与挑战，流通产业是国民经济发展的基础性产业和先导性产业，在促进生产、引导消费以及匹配供需等方面发挥着重要的作用，对资源集约和环境保护具有显著的影响，成为助力我国实现碳达峰和碳中和目标的重要突破口。
﹒变焦结构（由小到大）：我建议引入 OA 系统以优化檔案处理流程，加快审批速度。这是因为使用这个系统可以解决我们目前面临的流程审批烦琐、速度慢、影响业务发展等问题。
当前公司规模迅速扩大，在短短的 5 年内已经由原来的 300 人扩大到了 3000 人，所以亟需引入先进的办公系统来满足公司日益增长的业务需求。
三、感染力：用好可视化工具
感染力取决于汇报的形式，再好的内容也需要形式作为载体。
使用图表或者形象化的语言可以增强汇报的可视化效果，使汇报具备极强的画面感，让人一看就明白、一听就清楚，这样的汇报能够降低听众的理解成本。
1.好的图画抵一千个字
人的大腦更容易记住形象化的内容，比如当你回想一部精彩的电影时，浮现在腦海中的往往是电影中一幕幕的场景，而不是文字；当你试图回忆某个东西放到哪里时，在腦海中回放的也是情景而不是文字。
人类大腦的特点决定了，图表化的展示更有利于大腦对信息的接受。
具体而言，图表化的优势表现在：
第一，图表所能够传递的信息量更大；
第二，图表传递信息的速度更快、更直观；
第三，图表传递的信息更具有整体性。
因此，具备专业化的图形思维和画图习惯是做好结构化汇报的基本功。
2. 故事是用来打动人心的沟通工具
古希腊著名哲学家柏拉图说过：" 谁会讲故事，谁就拥有了全世界。" 罗辑思维的罗振宇也说过：" 笨拙的人讲道理，而聪明的人会讲故事。" 这些都充分说明了讲故事的重要性。
会讲故事也是一种沟通能力，一个善于讲故事的人通常会通过描述细节表达情感，并通过细节的展示引起听众的情感共鸣。
举例：一个好故事的说服力
某地突发水灾，此时一个大型的慈善机构开始发起募捐活动，该机构起草了两封募捐信。
第一封：
水灾已经导致 20 万人生活受到严重影响，其中 10 万人被迫转移。受灾群众正面临粮食短缺、饮用水短缺、帐篷和生活用品短缺等问题……
第二封：
提到了一个小女孩小艾，由于没有足够的食物和帐篷，小艾吃完两块饼干后，非常疲惫地趴在爷爷地肩上，眼角的泪珠还在。而直到昨天晚上小艾还睡在半山腰的旧牛棚里，身上只盖着爷爷的一件外套……
如果你看到这两封信，哪一封信会更打动你，使你更愿意捐款呢？毫无疑问，肯定是第二封。
相对于灾区的巨大灾情，小艾的故事只是这次灾难中的一个细节，但是这个细节却比整个大背景更具有说服力。
诺贝尔和平奖得主特蕾莎修女曾说：" 如果我看到的是人群，我绝不会有行动；如果我看到的是个人，我就会。"
在这里，所谓群体实际上就是一个比较普遍的现象，是一个故事中的大背景，而个人则是具体的现象，比较贴近生活，因此更容易引起关注，加上细节的刻画和描述，自然能够吸引眼球。
因此，好的故事常常注重对细节的把握和挖掘，细节的描述更容易产生代入感，提升说服力。
3. 用道具将信息具象化
用道具是一种将信息进行具象化的表达方式。
比如，2008 年乔布斯介绍苹果的全新产品 MacBook Air 时，为了展示该产品超薄和轻巧的特点，他在舞台上拿出一个普通的信封。
他慢慢地打开信封，将 MacBook Air 展示出来，这引起了观众们的惊叹和欢呼。
这个简单而巧妙的道具宣传了 MacBook Air 无与伦比的轻薄设计，让观众们直观地感受到了产品的创新和独特之处。
4. 用打比方实现知识迁移
通过打比方让听众把不熟悉的信息、从未知晓的事物和他们熟悉的思维方式和事物进行联系，这样能够让他们迅速理解新的、不太熟悉的知识和概念，降低理解成本，实现知识的迁移。
比如你建议想减肥的听众在饭前多喝水，于是你告诉他们：研究表明，每顿饭前喝 500 毫升水，一天可以减少摄入 225 大卡的热量。
这样说是不能打动听众的，因为大部分听众对 225 大卡是没有概念的。
假如你用打比方的方式告诉听众：
225 大卡相当于平常吃的 6 颗生菜，相当于用直径 10 厘米的碗盛的 1.5 碗大米饭，相当于麦当劳的 3 个鸡翅，人需要慢走 9657 步或慢跑 35 分钟才能消耗掉这些热量。
通过这样的打比方，数据概念立马变得生动形象起来，你的观点迅速引起听众的重视。
五、结语
职场高手都善于使用结构化汇报，有结构的汇报兼具共情力、逻辑力、感染力。为此，你需要具备换位思考的理念、善用框架、并且能够创造性的使用可视化工具。
* 文章为作者独立观点，不代表笔记侠立场。
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