今天小編分享的科技經驗：如何寫出漂亮的年終匯報，歡迎閱讀。
本文來自微信公眾号：蓋雅學苑（ID：thinkwithgaia），作者：周婧婧，原文标題：《年終匯報，那些表達能力強的人都擁有的一個思維》，頭圖來自：視覺中國
一、那些書面表達能力強的人，都具備金字塔結構思維
" 幹活的累死累活，有成果那又如何，到頭來幹不過寫 PPT 的，要問他業績如何，他從來都不直說，掏出那 PPT 一頓胡扯…… "
這是之前新東方一次年會上對 PPT 的痛批。
當時，視頻公開後，也引發了一陣 " 批判 PPT 潮 "，認為它是粉飾結果、形式主義、不幹實事。
可是，作為書面表達的一種重要方式，PPT 本沒有錯，PPT 的出發點是清晰，終點是高效。錯的是 " 聽 PPT 的人 "，和無形熏染着這個人的企業文化。
在工作場景中，書面表達無處不在；在流行遠程辦公的當下，書面表達更是越來越重要。你能夠想到很多很多書面表達時刻：寫一封郵件、寫一份績效自評、草拟一份合同、寫團建活動策劃方案、寫一份設計對接需求文檔、寫一本公司員工手冊、寫年度工作總結和工作計劃、寫一份新員工入職培訓 PPT、寫企業文化内刊的員工案例……
所以，說書面表達能力是職場入門基本功毫不為過。
但并非所有人對它遊刃有餘，實際上不少人在職場摸爬滾打了很多年，需要書面表達時也老是覺得頭疼。這種痛點，可以從主體（寫的人）和客體（看的人）角度，概括為三點：
1. 寫的慢：根本無從下筆；終于下筆了，寫着寫着就寫不下去了；終于寫好了，但總覺得不對勁，反復修改不得要領。
2. 寫不清楚：你的内容是寫出來了，但别人根本沒有欲望看下去；有些因為剛需（比如你寫給你老板的策劃方案、工作總結），人家不得不看，但得花費很多腦細胞才能看明白。
3. 寫的沒說服力：你寫的東西，别人看懂是看懂了，但并不能被感染或說服。
前面我們提到，PPT 的出發點是清晰，終點是高效，工作中任何形式的書面表達都是如此。
但近期卻常有論調，認為工作周報、總結、會議記錄、PPT 等書面表達，反而降低了工作效率降低了。
我認為一個重要的原因其實是：對于太多人來說書面表達太難，完成它需要耗費過多的精力；太多人產出的書面表達，并沒有達到 " 清晰 "，所以自然達不到高效。
所以，有沒有什麼思維和工具，可以讓我們進行書面表達時，能像呼吸一樣自然和簡單呢？能做到寫的快、寫的清楚、寫的有說服力呢？能真正達到高效溝通的目的呢？
掌握了金字塔結構思維，一定能提升書面表達能力。
二、什麼是結構？
金字塔結構，首先也是一種結構。
我們可以這樣定義結構：将信息做分類、串邏輯、再用有美感的形式展現出來。你能夠想象到的萬事萬物都會呈現出一種結構、都可以被歸納成一種結構，比如：建築裝修、物質分子式、HR 們喜歡的各種模型、一本書的目錄……
人們天然需要結構，這是因為：
大腦能同時處理的信息數量有限。有個說法是神奇的數字 "7 ± 2"，說的就是人腦只能同時記住 "7 ± 2" 範圍的數字。
大腦喜歡自動将發現的所有事物按某種秩序組織。比如很久以前，人們就抬頭看星星時，就聯想到了各種星座。
那麼，一個能夠清晰呈現和表達的結構，需要具備什麼要求呢？我總結了三點：
1. 分類：分類要符合 MECE 原則（各自獨立、完全窮盡）；類與類之間要有一定的隔離感（比如排版時小标題間的留白）；不同類别的形式要呈現一致性（比如字數、句式一致）；你在書面表達時要用 " 有序或無序 " 的符号區分它們。
2. 邏輯：分好類的信息一定是要具備某種邏輯，或是并列、或是遞進。而這種邏輯的呈現，或是通過一種簡潔的組合，或是生動的形象。
3. 形式：如何讓結構的形式更具美感？我們一般認為表優于文字，而圖優于表；極簡主義、對稱 / 對齊往往會讓形式更美；另外在很多情況下，大就是美。
把這三個維度的要求，帶入到寫郵件、寫方案、寫工作總結、寫 PPT 等任何形式的書面表達場景中，一定能夠幫助你做到更清晰的呈現。
一眼看去，就能明了；因為清晰，所以高效。
三、什麼是金字塔結構？
金字塔結構也是一種結構，而且是所有結構中 " 最清晰 " 的一種結構。
它作為一種非常經典的模型，也被用在了眾多的書面表達時刻，成為麥肯錫等頂級咨詢公司匯報和呈現的經典方法。
為什麼說金字塔結構是所有結構中 " 最清晰 " 的呢？我們來看下圖：所謂金字塔結構，把最核心的結論置于最頂部，下一層是支撐核心結論的關鍵句，再下層是支撐關鍵句的種種論點，如此類推。
這樣有兩個好處：1. 閱聽人第一時間就能獲得最重要的結論和觀點。即使沒有足夠的時間看完，也不會錯過最重要的關鍵信息；2. 閱聽人可以非常清晰地縱覽全貌。你可以這樣生動地想象金字塔結構：" 用指尖輕輕捏住一個點，就能拎起了文章的骨架 "，而且拎起來的都是閃亮亮的金句。
所以，金字塔結構的書面表達，一定也是閱讀體驗最佳的結構方式。
四、金字塔結構的書面表達
符合金字塔結構的書面表達是什麼樣子呢？
從縱向看，有自上而下、邏輯遞進、提煉關鍵句三點要求；從橫向看，有歸類和排序兩點要求。但很多時候，在進行一些較長篇幅的書面表達時，比如深度寫作、比如 PPT 匯報、活動策劃案等，我們常常還需要寫一段序言或導語。
好導語，只說閱聽人心中已有的信息
導語說什麼？《金字塔原理》認為要說與核心結論相關的 " 背景 - 衝突 - 疑問 " 。
導語要起到什麼作用？《金字塔原理》認為要 " 喚起共鳴，實現點題 "。
什麼樣的導語最好？《金字塔原理》認為你需要從 " 閱聽人心中已經存在的信息 " 切入，而不是一個全新的陌生概念。
我們來看一個例子。以下兩段文字，為一篇文章修改前後的标題和序言：
高效團隊文化秘籍：要合作，先 " 示弱 "
在《好的公司，鼓勵員工暴露缺點》一文中，提及 DDO 型組織 / 團隊，鼓勵員工暴露缺點。但鼓勵是一回事，能否共享脆弱，或是暴露缺點是另外一回事。
員工是否能夠真實地暴露自己，還是選擇有所保留？這取決于其在團隊氛圍中的心理安全感。這也是接下來我們要分享的内容——作為 leader，如何助力團隊安全感的建立？
管理者必須無所不能？偶爾共享脆弱，團隊更高效
很多管理者都被困在 " 無所不能 " 的魔咒裡。
戰略方向不清？你需要承擔責任；團隊業績不好？你需要承擔責任；過于授權導致出錯？你需要承擔責任；不擅授權導致成員沒有成長？你需要承擔責任；團隊氛圍不佳？你需要承擔責任。成員欠缺責任心，你需要承擔責任。
正如德魯克所說，" 管理首先是一種責任，而不是權力 "" 承擔責任 " 是管理者角色的天然任務，這本沒錯。但如果管理者因此陷入 " 我得對所有事負責，所以我必須無所不能 " 的陷阱中，情況往往是自己身心俱疲，團隊狀态卻适得其反。
管理者偶爾共享脆弱，反而容易打造高績效的團隊。
首先感受下前後兩版的标題：
好的标題是神來之筆，它決定閱聽人願不願意點擊這篇文章，尤其在一些非剛需類的書面表達中。
前一個标題做到了對文章主旨的精準概括。但後者不僅精準概括主旨，還更具吸引力——它先揭示了閱聽人心中已有的一個信息—— " 管理者必須無所不能 "，然後再給出了一個很新穎的立意—— " 偶爾共享脆弱，團隊更高效 "。
再來感受下兩個版本引言的差異：
前者從一篇過往文章談起，繼而點出主旨。但從閱聽人的角度，很多人對這篇過往文章是陌生的，他必須得先領會和理解上一篇文章的主旨，才能與這篇文章的主旨達成共鳴。
後者則從很多管理者的已有痛點切入—— " 管理者必須無所不能 "，進一步闡述讀者心中已有的背景（管理者需要為很多場景承擔責任）和衝突（管理者陷入 " 我必須無所不能 " 的陷阱中，團隊效能卻适得其反），最後點出主題（管理者偶爾共享脆弱，反而容易打造高績效的團隊）。
縱向看，金字塔結構要做好 3 點
從縱向看金字塔結構，你能夠看到的是不同層級的核心結論。圍繞核心結論本身及它們間的關系，一個完美的金字塔結構書面表達需要做好三個方面：
1. 自上而下
也叫結論先行。即你要在最上層，說清核心觀點和結論，而非層層鋪墊到最後才說。
比如給别人寫一封郵件，你需要在開頭就開門見山、提綱挈領地說明郵件事由（什麼時間在什麼地點有一個什麼活動，你希望對方做什麼），然後再去描述詳細補充信息。
2. 邏輯遞進
不同層級的核心結論之間，是存在明顯邏輯關系的。邏輯一般有兩種，演繹推理和歸納推理。
演繹是一種線性的推理方式，因為 A、所以 B、所以 C 的 " 因此 " 邏輯；而歸納推理則是将一組具有共同點的事實、思想或觀點歸類分組，并概括其共同性或論點（參見下圖）。
從閱聽人理解的角度，歸納要優于演繹。所以金字塔結構中的邏輯關系，一般都是歸納邏輯。
3. 提煉關鍵句
即金字塔結構提煉出來的不同結論的核心結論（即下圖黃框内的描述），一定得是具有 " 思想 " 的句子，而不是一種 " 缺乏思想的概括性描述 "。這一點非常重要。
什麼叫 " 缺乏思想的概括性描述 "？這在眾多書面表達中比比皆是：該公司應當确立 3 個目标、該公司存在 2 個問題、我們建議進行 5 項改革……這樣的句子并沒有概括出下一層思想的精華，只是說明了将要讨論的思想屬于哪一類。
它之所以普遍存在，根本原因還是我們沒有思考透徹，并企圖用這種泛泛的概括性描述，來掩蓋思考不充分的事實。
那麼，什麼是" 具有思想的句子 "呢？" 該公司需要更多的領網域授權 " 就比 " 該公司存在兩個組織問題 " 更具思想。這樣的句子往往擁有更清晰的主謂賓，更加具體，也更加靠近本質和真相。
橫向看，金字塔結構要做好 2 點
從橫向看金字塔結構，你能夠看到的是并列的關鍵句或支撐關鍵句的論點。那麼，這些并行的關鍵句和論點之間，需要做好什麼呢？
1. 歸類
關于歸類，金字塔結構有一個非常重要的原則：MECE。
MECE 分析法，全稱 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意為 " 相互獨立，完全窮盡 "，也就是說這些歸類的關鍵句之間能夠做到不重疊、不遺漏。除了表層的不重疊、不遺漏，MECE 分析法的另一個重要作用是逼迫你思考全面和透徹，從而找到更加接近本質的答案。
MECE 在金字塔結構的書面表達中無處不在。最簡單的例子是，你寫一份活動策劃方面，就一定要寫清時間、地點、閱聽人、分工、費用預算等所有 " 相互獨立，完全窮盡 " 的要素。
以下文字是蓋雅學院曾經發布的一篇文章《新晉管理者 70% 力不從心》的小标題，同樣符合 MECE 原則：
管自己的陷阱：我是團隊能力最厲害的
管人的陷阱：解決 " 人 " 的問題 " 浪費時間
管事的陷阱：把事情百分百執行就對了
管團隊的陷阱：他們都會聽我的
2. 排序
做了關鍵句的歸類了，那麼這些關鍵句哪個在前、哪個在後？怎麼去排序呢？一般有三種排序方法：
按時間排序，就是發生時間的先後順序：
快樂的第一步：讓員工能融入
快樂的第二步：讓員工有能力
快樂的第三步：讓員工有成長
按程度排序，就是重要或難易程度的順序：
面試判斷的第一境界：靠直覺
面試評價的第二境界：靠邏輯
面試評價的第三境界：靠邏輯
按結構排序，即你思想表述的順序：
印象：生态與人文完美融合的智能工廠
緣起：創始人的經歷和情懷
落地：敏實人對 " 全人健康 " 的理解
深化：員工社會角色變化的必然選擇
共赢：企業與員工共同發展的理想
最後總結一下，書面表達中用好金字塔結構需要掌握：
寫好序言：通過回答閱聽人心中已有的問題，通過描述 " 背景 - 衝突 - 疑問 "，來達到共鳴和點出主題。
縱向掌握三點：自上而下、邏輯遞進、找出關鍵句。
橫向掌握兩點：用 MECE 原則做歸類，用時間程度結構順序做排序。
五、四個步驟、一個案例，看金字塔結構構思過程
讀完前面的内容，我們應該基本可以清楚理解從最終呈現的角度，一個金字塔結構的書面表達是什麼樣的。
但實際上，金字塔結構的構思過程依然是很艱苦的，尤其當你要寫出一份非常詳盡、深度的内容時。因為：
想法是點狀的，而金字塔呈現是結構化的；
思考是自下而上的，而金字塔呈現要自上而下；
大腦習慣演繹邏輯，而金字塔呈現最好是歸納邏輯。
我把金字塔結構的產生和構思過程，分為四個步驟；并用一篇文章構思過程的案例，來說明這四個步驟。
1. 信息羅列
自上而下的金字塔結構的表達呈現，需要從自下而上的碎片化、點狀思考開始。所以不用試圖一開始就列好一個無懈可擊、完美的金字塔結構，先把你能想到的碎片信息羅列出來再說。
比如我寫《新晉管理者 70% 力不從心》這篇文章時，就是先從碎片化感受出發，零星列出了 7 條所能想象到的新晉管理者常踩的坑。這 7 條也是金字塔結構呈現的最下方的層級。
1. 覺得下屬都理應和自己一樣成熟
2. 覺得解決人的問題是浪費時間
3. 該批評時不敢批評，讨好式激勵
4. 用自己的工作方式，去要求下屬
5. 重視績效好和差的兩頭成員，忽視中間層
6. 認為做團隊建設就是搞好關系
7. 自己忙到飛起，下屬卻沒事做
2. 找出共性
列出各種碎片化信息後，再去掉這些信息的修飾性信息，保留核心的主語或謂語後，你就能夠發現這些信息的共性，并檢查它們之間是不是做到了 MECE。
如果不符合 MECE 原則，一定說明你并沒有分類合理或思考全面。
上一個案例中，我列出 7 條碎片化思考後，又嘗試進一步列出了這 7 條歸類的上一個層級的 3 個方面。
錯誤的期望管理：1. 認為下屬都理應和自己一樣成熟；4. 用自己的工作方式，去要求下屬。
錯誤的自我定位：2. 覺得解決人的問題是浪費時間；3. 該批評時不敢批評，讨好式激勵。
錯誤的團隊建設： 7. 自己忙到飛起，下屬卻沒事做；5. 重視績效好和差的上下兩頭，忽視中間層；6. 認為團隊建設就是搞好社交。
3. 發現洞見和邏輯
如此分類後，我發現了 3 個問題：
提煉出的 3 個關鍵句是 " 沒有思想的概括性描述 "；
這 3 個關鍵句之間缺少一定的邏輯關系；
提煉出的三個關鍵句似乎并沒有做到 MECE（相互獨立，又完全窮盡）。
這一次我改用表格來列提綱，将經過反復進一步思索出來的主旨、關鍵句，和具體的表現、解決思路羅列了出來。到了這一版，它和前面完全不一樣了，是非常清晰完整的結構呈現、而且還似乎稍微有那麼點 " 洞見 " 的思想火花了。
4. 下筆如有神
思考充分了，提綱清晰了，提煉的關鍵句閃爍着思想的火花，就可以動筆去寫了。
這篇文章的寫作速度極快，且幾乎零修改，當然得益于我前面花費了大量時間，将自下而上的思考，轉化為自上而下的金字塔提綱。
最後再分享一個小貼士。用表格列提綱，要優于用文本列提綱，因為：
縱向的列是看問題的思路，這是一種邏輯。
橫向的行是緯度和變量，也是一種邏輯，可以是平行的，也可以是縱深的。
内部的分點列表，也可以作為一種 MECE 的思考。
因為是表格，不能填太多文字。所以要有高度的概括能力。
本文來自微信公眾号：蓋雅學苑（ID：thinkwithgaia），作者：周婧婧
